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Apresenta o resultado de uma dissertação de mestrado cujo objetivo foi evidenciar o papel das coleções de fotografias produzidas pelo gabinete da reitoria da UFES para a manutenção da memória institucional.  Por meio de um estudo de caso, realizou-se um diagnóstico das condições de produção, armazenamento, acesso e uso das fotografias produzidas no decurso das atividades dos reitores. Adicionalmente, analisa os diferentes contextos de produção das fotografias, identifica e descreve os setores ligados à administração central da instituição, mapeando seus acervos fotográficos, a fim de reunir toda a coleção de fotografias provenientes das atividades do gabinete da reitoria dispersas. Discute a patrimonialização dos acervos e o acesso como direito cultural. Os resultados revelam que: o acervo documenta  significativos acontecimentos da universidade, de relevante valor para a reconstituição histórica e para a manutenção da memória institucional;  a crescente elevação do uso da fotografia como recurso para o registro das atividades do gabinete da reitoria; análise qualitativa, que passou pela categorização dos registros pelo critério de semelhança,  como etapa incontornável ao reconhecimento do acervo; com base no registro de usuários, o acervo é pouco difundido.  Conclui-se que apesar de sua relevância, o acervo se encontra em estado preocupante quanto a segurança e a conservação. Propõe-se recomendações para sua salvaguarda e maior fruição pela sociedade, reconhecendo inúmeros desafios que se interpõem para  o pleno acesso.